Bent u veel tijd kwijt aan het maken van facturen? U bent niet de enige. Veel bedrijven die uitvoerende of adviesdiensten leveren – de zogenaamde ‘kantoren’ of ‘ bureaus’ – hebben te maken met een verscheidenheid aan afspraken met hun klanten.

Uren, abonnementen én kosten

Urenregistratie ofwel uurtje-factuurtje is een bekende vorm, maar ook vaste prijsafspraken, voorschotten en abonnementen komen veel voor. Daarbij worden er meestal ook andere kosten in rekening gebracht; denk aan kosten van derden, reiskosten, materiaalkosten en kantoorkosten.

Deze veelheid aan afspraken moet natuurlijk netjes op de factuur komen waardoor het factureren een tijdrovende klus is geworden. Dat dit een paar dagen per maand in beslag neemt, is geen uitzondering. Kan dat anders? Jazeker.

Urenregistratie ‘next level’

Een factuur maken met een druk op de knop voor een klant met allerlei verschillende soorten afspraken? Dat kan.

Het wordt eenvoudig doordat bij het aannemen van de klus, de uren worden toebedeeld aan de juiste personen. Als deze personen hun uren registreren, hoeven ze alleen nog maar de vooraf ingeplande uren te controleren en goed te keuren. Als je dit automatiseert, en dat kan, dan heb je met een paar klikken een factuur.

Doordat het bijhouden van uren vervolgens makkelijk en snel gaat, is het leuker om bij te houden én als welkome bonus is de foutgevoeligheid ook nog eens lager.

Met de juiste cloud-software is het mogelijk om aan te geven of er uren moeten worden afgeboekt van een abonnement – zonder dat dit de prijs aantast – of dat er ‘uurtje-factuurtje’-uren bij moeten worden geschreven.

De factuur als verklikker

Wanneer u als organisatie (te)veel tijd kwijt bent aan factureren, is de kans overigens groot dat er nog geen geolied systeem is voor capaciteitsplanning. Het tijdrovende van het factureren ‘verraadt’ dat capaciteitsplanning, urenregistratie en facturatie nog niet is geïntegreerd of niet goed op elkaar zijn afgestemd.

Als een goede capaciteitsplanning ontbreekt, is er vaak te laat inzicht in over- of ondercapaciteit. In de organisatie levert dit stress én gemiste kansen op.

Wanneer alle opdrachten van klanten in een planning zijn opgenomen en uw collega’s hierop de uren schrijven, zijn de facturen zo gemaakt.

Totaalsysteem voor urenregistratie, plannen en factureren

Er zijn niet veel software pakketten op de markt die capaciteitsplanning, urenregistratie en facturatie voor dienstverlenende bedrijven in één geïntegreerde oplossing aanbieden. Ze zijn er gelukkig echter wel.

Zo brengt het pakket QicsMilestones alle genoemde onderdelen bij elkaar en faciliteert het proces zoals beschreven. Een vlotte urenregistratie om snel uren te registreren, te plannen en te factureren. Hiernaast zijn er ook pakketten die minder specifieke functionaliteit bieden, maar wel een bredere oplossingen hebben met bijvoorbeeld ERP- en CRM-functionaliteiten. Een voorbeeld hiervan is het pakket AFAS.

Vraag om een demonstratie

Wilt u flink tijd besparen op het maken van planningen, urenregistratie en factureren? Ons advies is om een demonstratie bij één van de genoemde leveranciers aan te vragen en te vergelijken met uw bestaande pakket, of pakketten die u misschien op het oog heeft. Het gaat om de productiviteit.