Een congres organiseren is een grote uitdaging. Er komt namelijk heel veel bij kijken. Niet alleen moet je van te voren goed bepalen wat je doelgroep is en wat je wil bereiken, ook moet je die doelgroep daadwerkelijk iets te bieden hebben. Wat is je doel en doelstelling? Welk thema heeft de bijeenkomst? Heb je een budget? Wanneer wil je het laten plaatsvinden? Wanneer je dit allemaal op een rijtje en geregeld hebt, moet je wel goed nadenken over een geschikte locatie. Het is zonde als je een succesvol plan hebt, dat teniet wordt gedaan door de congreslocatie. 

De voorwaarden van jouw congreslocatie

Wanneer je opzoek gaat naar een goede locatie voor jouw congres, moet het aan een aantal voorwaarden voldoen. In eerste instantie houd je natuurlijk rekening met het aantal mensen dat je verwacht. Zorg ervoor dat je iedereen kwijt kunt en dat de gasten ook de ruimte hebben om rond te lopen, te netwerken en zich te bewegen. Houd er daarnaast rekening mee dat de congreslocatie goed bereikbaar moet zijn. Wanneer het centraal gelegen is, is de kans groter dat je meer bezoekers trekt. Let erop dat de meeste congresbezoekers met de auto zullen komen. Niets frustrerender dan een eindeloze zoektocht naar een parkeerplek.. Voorkom dit dus!

Sfeer is key

De sfeer van jouw congres is key. De sfeer moet passen bij wie jouw organisatie is, wat je wilt uitstralen, wat voor bezoekers je wilt trekken en welk gevoel je hen wilt meegeven. Daarnaast kan een goede locatie creatieve inspiratie zijn voor zowel je organisatie, als je bezoekers. Je zoekt je locatie dus uit op basis van het congres en de doelgroep. Zorg voor een verrassingseffect en onderscheid je van concurrenten of collega’s. Het laatste wat je wil is een van de volgende “suffe congressen” organiseren.

Een bijzondere locatie

Zelf ben ik ooit op een enorm groot congrescentrum in Utrecht geweest, bij een fort genaamd Fort Voordorp. De congreslocatie lag midden in de natuur en straalde één en al charme, historie en sfeer uit. Een congres heeft vaak, onterecht, een beetje een suf en kil imago. Door de keuze van de juiste locatie kun je zelf al een geheel andere sfeer creëeren. Als je de invulling er ook op aanpast, is succes haast wel verzekerd. Wanneer het weer het toelaat, kun je er ook een heerlijk zomers evenement van maken. Tijdens het congres hoorde ik ook nog eens dat het fort op de Werelderfgoed lijst staat. Verbaast me niets! De ligging in het midden van ons land was ideaal, het parkeren was perfect geregeld en het congres was zo georganiseerd dat we geen ‘last’ hadden van andere gelegenheden of bezoekers. Een echte aanrader!